Działania prewencyjne
Monitoring należności bieżących (przed upływem terminu płatności)
Głównym działaniem podejmowanym przez Pactor Sp. z o. o. w ramach usługi monitoringu należności jest przede wszystkim kontakt telefoniczny z Państwa Klientami - przed upływem terminu płatności. Kontakt ten jest jednym z głównych czynników mających wpływ na motywację Państwa kontrahenta do terminowego regulowania zobowiązań.
Na podstawie uzyskanych od Państwa informacji w terminie kilku dni poprzedzających termin wymagalności kontaktujemy się telefonicznie z płatnikami w celu przypomnienia o nadchodzącym terminie zapłaty i uzyskaniu informacji czy zapłata (przelew) zostanie dokonana terminowo i w pełnej wysokości. W przypadku informacji negatywnej ustalamy powody opóźnienia uregulowania zobowiązania i uzgadniamy termin dokonania wpłaty.
Monitoring należności krótko przeterminowanych (do 3 miesięcy)
Obejmuje działania w zakresie nadzoru nad terminowymi wpłatami należności. Realizowany jest w oparciu o komputerowy system identyfikacji wpłat nadzorowany przez Dział Operacyjny. Dotyczyć może wybranej grupy dłużników bądź danego kontrahenta. Kontakt korespondencyjny czy telefoniczny na 2-3 dni przed upływem terminu płatności ma na celu zmotywowanie kontrahenta do terminowej zapłaty należności. Podczas rozmowy telefonicznej zostaje on poinformowany o wystawieniu faktury na określoną kwotę oraz o zbliżającym się terminie wymagalności danej należności. Osoba wykonująca telefon przedstawia się na tym etapie jako pracownik naszego Klienta.
Monitoring należności ma na celu zdyscyplinowanie kontrahentów oraz eliminację opóźnień w płatnościach. Ma charakter działania prewencyjnego. Wprowadzenie monitoringu należności znacznie poprawia płynność finansową przedsiębiorstw, dyscyplinuje do płatności oraz wpływa na obniżenie kosztów obsługi klienta przez zmniejszenie liczby należności trudno ściągalnych w portfelu. Z usługi tej korzystają zarówno firmy posiadające klientów indywidualnych jak i podmioty gospodarcze prowadzące działalność typu B2B, których klientami są małe i średnie przedsiębiorstwa.
Pieczęć windykacyjna
Narzędzie skłaniające kontrahentów do terminowego regulowania płatności. Usługa ta ma na celu ostrzeżenie klientów o konsekwencjach braku terminowej zapłaty. Pieczęć stawiana jest na wszystkich lub wybranych fakturach wystawianych odbiorcom towarów lub usług oraz na wezwaniach do zapłaty. Pieczęć została tak zaprojektowana, aby przyciągać uwagę płatnika, nietypowy kształt oraz czerwony kolor wyróżnia ją spośród innych pieczątek. Jest również informacją, że wierzyciel stale współpracuje z biurem windykacyjnym oraz, że w przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie konsekwentnie będzie dochodził swoich należności przy pomocy zewnętrznej firmy windykacyjnej. Opłata za korzystanie z pieczęci windykacyjnej może by regulowana w cyklach miesięcznych lub rocznych.
