Pactor Call Center

Zaproszenie do składania ofert

Projekt współfinansowany przez Wspólnotę Europejską w ramach programu „Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki – inwestujemy w waszą przyszłość”.

Zapraszamy do składania ofert na realizację budowy modułowego systemu informatycznego w firmie Pactor, którego celem jest umożliwienie automatycznej komunikacji i wymiany danych ze stałymi partnerami na polu działalności callcenter. Nowe moduły, które zostaną uruchomione w ramach tego projektu inwestycyjnego mają na celu umożliwienie automatyzacji wymiany informacji między systemami informatycznymi współpracujących przedsiębiorców.

Z uwagi na charakter projektu proces składania ofert podzielony został na dwie części:

• Pierwsza część dotyczy prac programistycznych związanych z rozbudowaniem obecnego systemu informatycznego  (modułu operacyjnego) o nowe moduły
• Druga część związana jest z infrastrukturą telekomunikacyjną, która ma współpracować z posiadanym obecnie systemem informatycznym

Dopuszcza się złożenie ofert na dowolną część zapytania ofertowego.

Celem rozbudowy modułowego systemu informatycznego w firmie Pactor jest umożliwienie automatycznej komunikacji i wymiany danych ze stałymi partnerami na polu działalności windykacyjnej oraz innymi partnerami na polu prowadzenia badań opinii publicznej i rynku.

Nowe moduły, które zostaną uruchomione w ramach tego projektu inwestycyjnego mają na celu umożliwienie automatyzacji wymiany informacji między systemami informatycznymi współpracujących przedsiębiorców.

Szczegółowe zapytanie ofertowe zostanie przekazana na spotkaniu w dniu 29.01.2010. Godziny spotkania można umawiać pod numerem 061 86 48 793.

Warunkiem uczestniczenia w dalszej części składania ofert jest obecność na spotkaniu.

Część 1 zapytania ofertowego dotyczy budowy modułów:

• PLANOWANIE służy do planowania pracy i sterowania modułami import oraz raporty;
• IMPORT umożliwi automatyczne importowanie danych z zewnętrznych systemów informatycznych;
• RATY umożliwi elastyczne rozkładanie należności klienta na raty przy zachowaniu wszystkich założonych kryteriów, kontrolę płatności rat przez dłużników i raportowanie obsługi rat;
• RAPORTY umożliwi tworzenie schematów raportów, które w połączeniu z modułem planowanie pozwolą na planowanie i sterowanie automatycznym generowaniem raportów z całości windykacji i wysyłaniem ich do systemów informatycznych kontrahentów;
• DOKUMENTY zarządza obiegiem i archiwizacją dokumentów w postaci elektronicznej i umożliwia ich wymianę z kontrahentami;
• ANKIETY posłuży do przeprowadzania i zarządzania badaniami rynku i opinii publicznej w synchronizacji z modułem telekomunikacyjnym;

Część 2 zapytania ofertowego dotyczy budowy modułów:

• TELEKOMUNIKACJA sterujący serwerem telekomunikacyjnym w synchronizacji z pozostałymi modułami systemu.

Ogólna charakterystyka wszystkich modułów zapytania ofertowego do realizacji.

1. dostarczanie danych dłużników – moduł planowanie automatycznie wg zaprogramowanego harmonogramu sprawdza czy istnieją dane nowych dłużników w bazie danych partnerów gotowe do zaimportowania. W przypadku wykrycia danych system uruchamia moduł import, zgłasza gotowość do importu na ekranie pracownika działu operacyjnego - IT i czeka na akceptację. Po akceptacji następuje automatyczny import danych dłużników z bazy partnerów do bazy dłużników w module operacyjnym (moduł już wdrożony), który po zakończeniu wysyła potwierdzenie o zakończeniu tego procesu. Podczas importu moduł import nadaje każdej wierzytelności unikalny numer sprawy. Ten numer będzie używany w modułach operacyjnym, raporty, raty, telekomunikacja, dokumenty do identyfikacji danej wierzytelności w bazie danych dłużników podczas prowadzenia windykacji przez agentów i w procesie kontaktowania się z dłużnikami. To jest główna innowacja procesu obsługi wierzytelności.
2. aktualizowanie bazy danych dłużników – moduł planowanie automatycznie wg zaprogramowanego harmonogramu sprawdza czy istnieją nowe dane dłużników przyjętych do obsługi (wyłączenia wierzytelności z obsługi przez Pactor, reklamacje dłużników, wystawione korekty faktur, całkowite zapłaty) w bazie danych partnerów gotowe do zaimportowania. W przypadku wykrycia danych system uruchamia moduł import, zgłasza gotowość do importu na ekranie pracownika działu operacyjnego - IT i czeka na akceptację. Po akceptacji następuje automatyczny import danych dłużników z bazy partnerów do bazy dłużników w module operacyjnym. Elektroniczny transfer dokumentów dłużników (np. wnioski o ratalne spłaty) będzie realizowany w module dokumenty, który otrzyma z bazy danych partnerów biznesowych skany pism dłużników skierowanych bezpośrednio do nich. Przyjmie do swojej bazy danych i zarejestruje, zarchiwizuje. Operator przypisze dany dokument wg numeru sprawy do odpowiedniej kategorii i procesu oraz wyznaczy osoby odpowiedzialne za dalsze postępowanie z dokumentem. 
3. aktualizowanie salda zadłużenia dłużników – moduł planowanie automatycznie wg zaprogramowanego harmonogramu sprawdza czy istnieją nowe dane wpłat dokonanych przez dłużników przyjętych do obsługi w bazie danych partnerów gotowe do zaimportowania. W przypadku wykrycia danych system uruchamia moduł import, zgłasza gotowość do importu na ekranie pracownika działu operacyjnego - IT i czeka na akceptację. Po akceptacji następuje automatyczny import danych o wpłatach dłużników i aktualizacja salda zadłużenia z bazy partnerów do bazy dłużników w module operacyjnym.
4. raportowanie rezultatów windykacji – moduł planowanie będzie sterował okresowym tworzeniem i wysyłaniem raportów do baz danych partnerów biznesowych. Moduł raporty będzie wykonywał raporty wg zdefiniowanych formatów zbierając dane z innych modułów. Dane do raportów o zarzutach dłużników, sprawozdań z czynności podjętych wobec dłużników będą pochodzić z modułu telekomunikacja (lista kontaktów z dłużnikami) i modułu operacyjnego (opisy rezultatów tych kontaktów).
5. negocjowanie ugodowej lub ratalnej spłaty – moduł raty posłuży agentom do negocjowania i udzielania rat dłużnikom posługując się unikalnym numerem sprawy. Informacja o ratalnej obsłudze wierzytelności zostanie przekazana do modułu operacyjnego. Moduł telekomunikacja zarejestruje czas, typ i rezultat kontaktu z dłużnikiem w sprawie ratalnej obsługi wierzytelności. Dane z obu modułów posłużą do raportowania postępu windykacji w module raporty.
6. zawieranie umów ratalnej spłaty - Agenci prowadzący windykacje po uzyskaniu oświadczenia dłużnika przystąpieniu do ratalnej spłaty zadłużenia odnotują ten fakt w module raty i wprowadzą plan spłaty. Dane o planowanym ratalnym spłacaniu danej wierzytelności zostaną wykorzystane w module raporty dla raportowania obsługi ratalnej wierzytelności do partnerów biznesowych. Moduł dokumenty dostarczy agentowi bezpośrednio na jego terminal elektroniczną wersje pełnomocnictwa pobraną z bazy danych wierzyciela - PARTNER 1 lub PARTNER 2 w celu przesłania do dłużnika. Moduł dokumenty będzie przechowywał zeskanowaną dokumentację związaną z zawartym porozumieniem pod numerem sprawy. Dokumentacja ta zostanie udostępniona w bazie danych partnerów.
7. archiwizowanie i udostępnianie wierzycielowi wysłanych wezwań do zapłaty - moduł dokumenty będzie gromadził w postaci elektronicznej skany wysłanych wezwań do zapłaty wraz potwierdzeniami odbioru przez dłużników. Wszystkie dokumenty będą oznaczone numerem sprawy który umożliwi transfer do baz danych partnerów i odpowiednie ich skojarzenie z dłużnikiem w ich bazach danych.
8. przekazywanie dokumentacji dłużników – moduł dokumenty pobierze w formie elektronicznej skany dokumentów dłużników (np. kopie faktur, reklamacji) z bazy danych partnerów biznesowych. Zarejestruje wchodzące dokumenty, zarchiwizuje a operator przypisze dany dokument wg numeru sprawy do odpowiedniej kategorii i procesu oraz wyznaczy osoby odpowiedzialne za dalsze postępowanie z dokumentem. 
9. raportowanie braku możliwości windykacji u dłużnika - W module dokumenty będą zbierane skany dotyczące prowadzonego procesu windykacji oznaczone unikalnym numerem sprawy. W przypadku gdy nie ma możliwości windykacji operator oznacza daną sprawę statusem niemożliwe do windykacji. Moduł planowanie uruchamia tworzenie raportu dla Partnerów. Moduł raporty tworzy raport o wierzytelnościach niemożliwych do odzyskania zbierając w module   dokumenty i operacyjnym wszystkie dane oznaczone danym numerem sprawy. Gotowy raport jest eksportowany do bazy danych partnerów biznesowych.
10. raportowanie z wykonania obsługi wierzytelności – Moduł planowanie uruchamia w module raporty okresowe tworzenie raportów zaprogramowanych przez operatora wg ustaleń z partnerami biznesowymi. Moduł raporty pobiera dane z moduły operacyjnego, raty, dokumenty, telekomunikacja i tworzy odpowiednie raporty w formacie przystosowanym do eksportu do bazy danych partnerów biznesowych.
11. raportowanie wpłat gotówkowych – Moduł planowanie uruchamia w module raporty okresowe tworzenie raportu wpłat gotówkowych pobierając dane z systemu księgowego Pactor. Dzięki zastosowaniu numeru identyfikacji sprawy wpłaty są odpowiednio przypisywane do dłużników, ich salda w module operacyjnym są automatycznie aktualizowane. Raporty do odpowiednich wierzycieli Partnerów zostaną wysłane w formacie umożliwiającym zaksięgowanie w ich systemach księgowych.
12. raportowanie kontaktów z dłużnikami – Moduł planowanie uruchamia w module raporty okresowe tworzenie raportów kontaktów z dłużnikami. Baza danych modułu telekomunikacja dostarcza szczegółowe dane o czasie kontaktu, formie (mail, rozmowa telefoniczna, faks, rozmowa zainicjowana przez dłużnika, kontakt z modułem IVR – interaktywne rozpoznawanie głosu) czasie połączenia i rezultatach. Moduł dokumenty dostarcza danych o wysłanych wezwaniach do zapłaty. Moduł raporty przygotowuje automatycznie raporty grupując zdarzenia wg unikalnego numeru sprawy. Gotowe raporty są automatycznie eksportowane do baz danych Partnerów.
13. raport spłacania ratalnego – Moduł planowanie uruchamia w module raporty okresowe tworzenie raportów o spłatach ratalnych. Pobiera dane o zaplanowanych ratach z modułu raty, o dokonanych wpłatach z modułu operacyjnego i informuje operatorów o postępach spłacania ratalnego. Gotowe raporty są eksportowane do baz danych partnerów biznesowych.
14. ponaglanie dłużników – Moduł planowanie wg zaprogramowanego procesu uruchamia moduł raty  który analizuje dane o zdarzeniach w procesie windykacji i wyznacza sprawy wymagające kontaktu z dłużnikiem celem ponaglenia w sprawie spłaty całej wierzytelności lub raty. Informacja o ponagleniu jest eksportowana do modułu telekomunikacja i wyświetlana na ekranie roboczym wskazanego przez kierownika agenta kontaktującego się z dłużnikiem. Dane o rezultatach tych kontaktów z modułu telekomunikacja są następnie pobierane przez moduł raporty do raportu o kontaktach z dłużnikami.

Partnerzy będą wykonywać dla Pactor badania ankietowe na respondentach metodą CATI (Computer Aided Telephone Interview). Firmy te otrzymają od Pactor bazy danych respondentów w celu przeprowadzenia badań rynku i opinii publicznej wraz z kwestionariuszami ankiet. W planowanym do wdrożenia systemie Partnerów zainstalują na swoich serwerach moduł ankiety przekazany od Pactor w celu stworzenia wspólnych przedsięwzięć biznesowych prowadzonych w formie elektronicznej. Zsynchronizowanie łączy serwera telekomunikacyjnego z modułem ankiety umożliwi zdalne użytkowanie serwera Pactor przez ankieterów współpracujących firm. Firma Pactor będzie otrzymywać od nich wyniki ankiet do analizy w module ankiety. Następujące procesy biznesowe będą realizowane w formie elektronicznej za pomocą nowych modułów:

• dostarczenie bazy danych – Respondenci w badaniach CATI są zwykle albo losowani z bazy danych (np. w badaniach satysfakcji klientów) albo dobierani poprzez losowe tworzenie numerów telefonów - taka metoda nazywa się RDD - Random Digit Dial. W module ankiety operator Pactor przetworzy dane kontaktowe potencjalnych respondentów pozyskane ze źródeł zewnętrznych i stworzy bazę danych respondentów przystosowaną do przeprowadzenia konkretnego badania. Gotowa baza danych zostanie wysłana do modułu ankiety u partnerów. Rekordy z bazy danych respondentów zostaną przypisane automatyczne wg klucza do ankieterów zaangażowanych w dane badanie w module telekomunikacja na potrzeby konkretnego badania.
• tworzenie i zarządzanie kwestionariuszami ankiet – W module ankiety operator utworzy ankietę do badania. Gotowa ankieta zostanie wysłana do modułu ankiety u partnerów. Odpowiednie ankiety   zostaną przypisane automatyczne wg klucza do ankieterów zaangażowanych w dane badanie. Moduł ankiety archiwizuje wszystkie utworzone wersje kwestionariuszy w celu zapewnienia możliwości powtórnego wykorzystania w przyszłości lub po modyfikacjach użycia do podobnego projektu badawczego.
• wykonywanie badań na respondentach – W badaniach realizowanych metodą CATI wywiad z respondentem jest prowadzony przez telefon, a ankieter odczytuje pytania i notuje uzyskiwane odpowiedzi korzystając ze specjalnego skryptu komputerowego. Skrypt pozwala na pewne zautomatyzowanie kwestionariusza - np. poprzez zarządzanie filtrowaniem zadawanych pytań lub losowanie kolejności w jakiej określone kwestie (np. nazwy marek) będą odczytywane respondentowi. Podczas badania moduł ankiety wyświetla dane kontaktowe i ankietę bezpośrednio na ekranie terminala, na którym pracuje dany ankieter partnera biznesowego. Moduł ankiety w połączeniu z modułem telekomunikacja stworzy warunki do pracy zdalnej ankieterów dzięki dostępowi zdalnemu do serwera telekomunikacyjnego.
• gromadzenie i przesyłanie ankiet – Moduł ankiety u partnerów biznesowych automatycznie gromadzi dane w postaci elektronicznej z kwestionariuszy wprowadzone przez ankieterów na terminalach w bazie danych konkretnego badania. Po zakończeniu badania gotowa baza danych jest przesyłana do systemu Pactor w celu opracowania wyników.
• analizowanie ankiet i przygotowanie wyników - Moduł ankiet automatycznie analizuje dane z bazy danych badania i przygotowuje wyniki posługując się zaprogramowanym dla danego badania algorytmem. Gotowe wyniki są wysyłane do systemu partnerów biznesowych w celu przeprowadzenia analiz socjologicznych.

Opis funkcjonalny modułów wchodzących w część 1 zapytania ofertowego.

PLANOWANIE umożliwi planowanie i uruchamianie automatycznej wymiany danych między system informatycznym spółki Pactor a systemami informatycznymi partnerów biznesowych. Zadanie to będzie realizowane poprzez sterowanie modułami import i raporty. Moduł planowanie będzie sprawdzał czy istnieją nowe dane o dłużnikach w bazach danych a następnie będzie uruchamiał moduł import w celu importu danych. Moduł planowanie będzie okresowo wg harmonogramu czasowego uruchamiał tworzenie raportów przez moduł raporty. Obecny system informatyczny w Pactor nie posiada modułu planowania. Procesy wymiany danych z partnerami biznesowymi realizowane są manualnie według określonego harmonogramu zadań. Innowacja procesowa będzie polegać na zautomatyzowaniu wykonywania procesów wymiany danych z bazą danych partnerów biznesowych. Pozwoli na zarządzanie procesami przez definiowanie czasów realizacji zadania oraz parametrów działania modułów import i raporty. Działanie modułu planowanie wyeliminuje ręczne sterowanie procesami importu danych dłużników oraz raportowania do partnerów biznesowych. Efektem będzie podniesienie jakości pracy działu windykacji. Wyeliminowanie ręcznego sterowania i nadzoru nad powtarzalnymi procesami zaoszczędzi czas personelu  (Specjalisty ds. Operacyjnych, Kierownika działu windykacji, Team liderów i ich Zastępców). Połączenia między wszystkim wdrażanymi modułami wykonywane będą przy wykorzystaniu technologii Athrasoft Smart Plugin System.

IMPORT Moduł import umożliwi automatyczne importowanie danych z zewnętrznych systemów informatycznych partnerów biznesowych do bazy danych dłużników w module operacyjnym PACTOR. Import danych będzie obsługiwał następujące procesy dostarczanie danych dłużników, aktualizowanie bazy danych dłużników, aktualizowanie salda zadłużenia dłużników. Aktualnie wymiana danych dłużników między systemami informatycznymi realizowana jest manualnie przez przysyłanie plików danych. Specjalistadziału operacyjnego - IT przygotowuje dane do zaimportowania, weryfikuje ich poprawności i importuje do bazy danych dłużników w module operacyjnym. W nowym systemie moduł planowanie automatycznie sprawdza czy istnieją dane gotowe do zaimportowania. W przypadku wykrycia pliku system uruchamia moduł import, zgłasza gotowość do importu na ekranie pracownika działu operacyjnego - IT i czeka na akceptację. Po akceptacji następuje automatyczny import, który po zakończeniu wysyła potwierdzenie o zakończeniu tego procesu. Proces będzie polegać na realizowaniu importu danych wg zdefiniowanych w module importu schematów działania dla odpowiednich grup danych. Raz zaprogramowany schemat dla danego procesu zawierający: typ i zakres danych, źródło danych, rekordy i pola u partnerów biznesowych, docelowe rekordy i pola w bazie danych dłużników w module operacyjnym będzie w sposób powtarzalny realizować import danych. System będzie automatycznie wykrywał błędy i je raportował na ekran operatora. Nowy moduł zaoszczędzi czas pracy Specjalisty ds. Operacyjnych działu operacyjnego - IT i zwiększy poprawność danych przez wyeliminowanie czynnika ludzkiego z procesu sprawdzania danych. 

RATY Moduł ten umożliwi elastyczne rozkładanie należności klienta na raty przy zachowaniu wszystkich założonych kryteriów, kontrolę płatności rat przez dłużników i raportowanie obsługi rat. Agenci, Team leaderzy, ich Zastępcy i Kierownik działu windykacji prowadzący windykacje będą używali programu do obsługi procesów: negocjowanie ugodowej lub ratalnej spłaty, zawieranie umów ratalnej spłaty, raport spłacania ratalnego. Moduł raty na bieżąco będzie weryfikował i podpowiadał na ekranie Agentowi, w jaki sposób można udzielić rat dla danego dłużnika. Raporty spłacania ratalnego będą tworzone automatycznie wg harmonogramu sterowanego z modułu planowanie. Systemy informatyczne partnerów w sposób automatyczny uzyskają dostęp do aktualnych raportów w uzgodnionym formacie umożliwiającym ich dalsze przetwarzanie w ich systemach.

RAPORTY umożliwi tworzenie schematów raportów, które w połączeniu z modułem planowanie pozwolą na planowanie i sterowanie automatycznym generowaniem raportów z całości windykacji i wysyłaniem ich do systemów informatycznych kontrahentów. Moduł ten obsłuży następujące procesy biznesowe: raportowanie rezultatów windykacji, raportowanie braku możliwości windykacji u dłużnika, raportowanie z wykonania obsługi wierzytelności, raport spłacania ratalnego, ponaglanie dłużników, raportowanie wpłat gotówkowych, raportowanie kontaktów z dłużnikami. W obecnym procesie Specjalista zgodnie z terminarzem przygotowuje raport w pliku danych. Wygenerowane raporty przesyłane są wiadomością e-mail do partnerów. Wdrożenie innowacji procesowych w oparciu o moduł raporty zmieni całkowicie proces raportowania z działalności windykacyjnej. Specjalista definiuje schematy raportów ustalając typ oraz zakres danych. Moduł raty będzie automatycznie zbierał odpowiednie dane z baz danych modułu operacyjnego, telekomunikacja, dokumenty, raty dla danego schematu raportu i przygotowywał raport w formacie uzgodnionym z partnerami biznesowymi. Zarządzanie okresowym tworzeniem i eksportem raportów odbywa się w module planowanie. Raz zdefiniowany schemat jest automatycznie włączany wg harmonogramu. Moduł raty umożliwi również tworzenie raportów na życzenie. System raportowania w projektowanej aplikacji będzie wykorzystywał technologię ReportBuilder Digital Metaphors. Eksport raportów będzie się odbywał przez mechanizmy wewnętrzne parsera ReportBuildera. Zwiększy się efektywność pracy agentów dzięki zlikwidowaniu ich obowiązków w dziedzinie raportowania z działań windykacyjnych. Dzięki zastosowaniu modułu planowanie raporty będą przekazywane w sposób automatyczny do zewnętrznych systemów informatycznych bez udziału Specjalisty ds. Operacyjnych. Systemy informatyczne partnerów w sposób automatyczny uzyskają dostęp do aktualnych danych. Najważniejsza zmiana jakościowa będzie skutkiem zamiany pracy ludzi przy tworzeniu raportów na pracę programu komputerowego co wyeliminuje błędy przy przetwarzaniu i kopiowaniu danych zbieranych do raportów.

DOKUMENTY będzie umożliwiać zarządzanie dokumentami, kontaktami z kontrahentami, dokumentacją oraz realizacją procesów biznesowych w postaci elektronicznej bezpośrednio związanych z dokumentacją. Do systemu będą mieć dostęp pracownicy firmy i partnerzy biznesowi. System umożliwi gromadzenie wszelkich dokumentów będących w użyciu (listy tradycyjne, listy e-mail, faksy, pliki elektroniczne, inna dokumentacja pierwotnie w formie papierowej, dane wsadowe z innych źródeł itp.). Jego głównym zadaniem ma być koordynacja obiegu dokumentów pomiędzy pracownikami zdefiniowanych podmiotów. System będzie śledził postępowanie z dokumentem w ramach zdefiniowanych procesów i prezentował całą historię danego dokumentu lub procesu z nim związanego (kolejne wersje dokumentu, listę osób biorących udział w procesie i ich działania). System po odpowiedniej konfiguracji przez administratora ma umożliwić różne poziomy dostępu i funkcje: umożliwienie podglądu statusu sprawy przez użytkownika, umożliwienie śledzenia postępu w określonej sprawie/projekcie przez upoważnionego pracownika lub kontrahenta, umożliwienie nadzoru kierownictwa nad przepływem dokumentacji i informacji z nią związanych, pełny dostęp do danych dla użytkowników o przyznanych najwyższych przywilejach. W dziale windykacji wszyscy pracownicy będą przypisani do odpowiednich procesów z odpowiednimi uprawnieniami w celu realizacji następujących procesów: przekazywanie dokumentacji dłużników i archiwizowanie, udostępnianie wierzycielowi wysłanych wezwań do zapłaty. Moduł dokumenty będzie źródłem zarchiwizowanych dokumentów, które będą wykorzystywane przez moduł raporty dzięki zastosowaniu unikalnego numeru sprawy przypisanego każdemu dokumentowi. Aktualnie obiegiem dokumentów sterują instrukcje i polecenia. Innowacją procesową i organizacyjną dzięki wdrożeniu modułu dokumenty będzie zautomatyzowanie procesów wymiany dokumentacji dłużników z PARTNER 1 i PARTNER 2. Wąskie gardło, jakim jest dzisiaj przesyłanie dokumentacji w sposób tradycyjny, zostanie zlikwidowane. System raportowania będzie wskazywał najsłabsze ogniwo obiegu dokumentów (powtarzające się opóźnienia) i spowoduje wyeliminowanie zjawisk niepożądanych (zagubienie dokumentacji, brak reakcji w odpowiednim czasie dla danego typu dokumentu) dzięki czemu efektywności procesu windykacji znacząco wzrośnie.

ANKIETY moduł ten posłuży do przeprowadzania i zarządzania badaniami rynku i opinii publicznej w synchronizacji z modułem telekomunikacyjnym. Na potrzeby konkretnego badania operator modułu w Pactor stworzy w postaci elektronicznej bazę danych respondentów i kwestionariusz badań. Następnie baza danych i kwestionariusze będą przesyłane do partnerów biznesowych do ich bazy danych. Dzięki połączeniu modułu ankiety, zainstalowanego u partnerów biznesowych z modułem telekomunikacja w Pactor ich ankieterzy będą użytkownikami wykorzystującymi zdalnie serwer telekomunikacyjny w Pactor do kontaktowania się z respondentami podczas przeprowadzenia badania. Ankieta i baza kontaktów będą się wyświetlały na ekranie zalogowanego ankietera. Podczas rozmowy odpowiedzi respondentów będą bezpośrednio wprowadzane przez niego na ekranie modułu ankiety i zapisywane w bazie danych danego badania. Gotowa baza danych badania będzie przesyłana do Pactor celem obliczenia wyników badania. Moduł ankiety będzie realizował następujące procesy biznesowe między partnerami: dostarczenie bazy danych, tworzenie i zarządzanie kwestionariuszami ankiet, wykonywanie badań na respondentach, gromadzenie i przesyłanie ankiet, analizowanie ankiet i przygotowanie wyników.

Opis funkcjonalny modułów wchodzących w część 2 zapytania ofertowego.

TELEKOMUNIKACJA Moduł ten stanowi platformę do kontaktowania się z dłużnikami i respondentami.

Podstawą systemu będzie serwer telekomunikacyjny łączący w jednolitą strukturę sieć telekomunikacyjną i informatyczną umożliwiając transmisje głosu i danych. Możliwe będzie podłączenie do sieci telekomunikacyjnej do 500 użytkowników- agentów i ankieterów. System telekomunikacyjny służy do monitorowania i obsługi multimedialnej komunikacji z klientami, routing połączeń, rejestrowanie informacji statystycznych, dostarczanie danych dla raportów, konserwacji systemu, obsługi bazy danych w których są przechowywane informacje: konfiguracja systemu, przetwarzanie kontaktów, informacje statystyczne. W ramach projektu proponuje się wdrożenie systemu na bazie którego zorganizowana zostanie aplikacja IVR (interaktywne rozpoznawanie głosu) umożliwiająca dłużnikom bezpośredni dostęp głosowy do systemu bazodanowego. Interaktywna wymiana informacji dotyczących szczegółów prowadzonych spraw i ich statusów pozwoli na skrócenie procesu komunikacji oraz jego zautomatyzowanie. Bazy danych systemu telekomunikacyjnego zostaną zsynchronizowane z modułami raporty, raty i operacyjnym. Dzięki transferowi unikalnego numeru sprawy do modułu telekomunikacja agenci prowadzący windykacje otrzymają wszystkie dane dotyczące konkretnej sprawy danego dłużnika. Wszystkie formy kontaktu z dłużnikiem i ich rezultaty zostaną zarejestrowane pod danym numerem sprawy, przekazane do modułu raporty i w raportach przekazane do baz danych partnerów. Technologia VoIP umożliwi ankieterom zdalny dostęp do serwera telekomunikacyjnego przez internet. System obsługi użytkowników połączy usługi głosowe, faksy, pocztę głosową, SMS, e-mail na jednej platformie programowej przekształcając je w system zunifikowanej komunikacji pracujący z serwerem telekomunikacyjnym. W wyniku integracji tych usług w jedną skrzynkę jest ona dostępna dla agentów z dowolnego komputera podłączonego lokalnie lub zdalnie. System taryfikacji zarejestruje wszystkie koszty kontaktów z dłużnikami i respondentami w celu optymalizacji kosztów w obu obszarach działalności. Moduł telekomunikacja będzie połączony z modułami raty i raporty w procesach: negocjowanie ugodowej lub ratalnej spłaty, raportowanie z wykonania obsługi wierzytelności, raportowanie kontaktów z dłużnikami, ponaglanie dłużników. Proces wykonywanie badań na respondentach jest realizowany w synchronizacji z modułem ankiety. Połączenia modułu telekomunikacja z serwerem telekomunikacyjnym i mechanizmami TAPI systemu operacyjnego stacji roboczych będą obsługiwane przez komponenty TAPIex HotWind TAPIEx Software oparte na technologi ActiveX.
Partnerzy biznesowi uzgodnią na etapie projektowania modułów format plików wymiany danych dla modułów import, raporty, dokumenty. Partnerzy biznesowi wskażą lokalizację i dostęp do serwerów które będą obsługiwały wymianę danych w postaci elektronicznej. Partnerzy zainstalują moduł ankiety przekazany od Pactor (opcje obsługi kwestionariuszy i obsługi bazy danych ankiet) na swoich serwerach.

Warunki uczestniczenia w zapytaniu ofertowym.

Warunkiem niezbędnym do uczestnictwa w zapytaniu ofertowym jest:

• uczestnictwo w spotkaniu w dniu 29.01.2010 roku i pobranie zapytania ofertowego wraz z załącznikami
• złożenie oferty spełniającej wymogi formalne w terminie do dnia 05.02.2010 roku na formularzu ofertowym (załącznik nr 1) i spełnienie wymagań:
  • okres ważności oferty (minimum 30 dni od złożenia)
  • data wystawienia oferty
  • podpis wystawcy oferty
  • wartości netto określone w PLN
• złożenie podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w zapytaniu ofertowym na formularzu (załącznik nr 2).

Oferty niespełniające wszystkich wymogów formalnych nie będą rozpatrywane.

Pełną treść ogłoszenia można pobrać tutaj

Odnośniki do instytucji powiązanych z realizacją projektu:

Unia Europejska

Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości

Wielkopolska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości